【保存版】セミナー初心者が開催時にやっておくべき事前準備

先日Twitterセミナーを主催したのですが、開始前にハプニングが続出しました。

失敗談を注意点としてまとめておきます。

セミナー会場の選び方について

慣れていないと、どういう会場が適しているかもわかりませんよね。

規模にもよりますが、個人でセミナーを開催する20名くらいを目安に書いてみます。

会場探しに使うサイト

会場はレンタルスペースのサイトで探しましょう。

わたしは会場の予約はスペイシーから行いました。

いくつかレンタルスペースのサイトを使ってみたのですが、使い勝手が1番良かったです。

500円割引コード:RFX500

上記のコードを予約時に入力すると割引されます。

会場は下見をしておこう

予約する前に1度チェックしておきたいところです。

遠方だと厳しいのですが、実際のイメージと違っていたり、付属品のチェックをするために下見しておくと当日のハプニングが防げます。

会場までの道がわかりずらいどの部屋に入っていいかわかりにくい場合もあるので、目印になる建物を把握したり、入り口に案内のポスターを貼るなどしましょう。

プロジェクター端子の種類は要確認

使っているパソコンによって端子が使えなかったりするので、変換プラグを事前に用意しましょう。

わたしはMacBookの端子と、会場にある端子が合いませんでした。

開始30分前に気づき、近くのヨドバシカメラで購入。参加者の方に手伝っていただき事なきを得ました…。

気をつけたいポイントの1つです。

モニターが遠すぎると後ろの席から見えない

3名がけのテーブル×5列だったりすると、後ろの方が見えにくいです。

席後方からでもプロジェクターが見えるかチェックしてみて、途中にサブモニターを置くか、横長の部屋を選ぶと親切でしょう。

1人でやらずに誰かに手伝ってもらう

慣れてないと必ず何かしらハプニングがあり、全て自分でやろうとするのは厳しいです。

セミナーを円滑に進めるためにサポートしてくれる人を探しましょう。

受付や遅刻への対応

遅刻や迷子の問い合わせ対応など、セミナー中は対応できないので、自力でセミナーを開催する場合、受付係をお願いしておきましょう。

約20名で受付係が1名だとギリギリだったので、トラブル対応のことを考慮すると2名の方が余裕を持てます。

セミナーの決済は事前決済にしよう

ペイパルで前払いにしておくことで、当日の現金の処理やお釣りの準備などが不要になります。

受付やスタートまでの流れなど参加者の負担も減らせたり、ドタキャン率も下がるのでおすすめです。

まとめ:最初のセミナーは気楽にいこう

セミナーもいきなり上手く行くわけではなく、段取りなどハプンニングがおきたり失敗するかもしれません。

とはいえ、新しいことをはじめたら徐々に慣れていけば良いので、肩の力を抜いてやってみましょう٩( ‘ω’ )و

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